Ménage printanier de votre programme de voyages
Que vous voyagiez maintenant, dans un futur proche ou plus éloigné, la mise à jour de votre programme de voyages et de vos documents est toujours une bonne idée. Nous avons préparé une liste de contrôle pratique afin que vous soyez prêt à repartir le moment venu.
Liste de vérification de l’entreprise
• Revoir la couverture d’assurance voyage et vérifier si des changements y ont été apporté suite à la COVID-19.
• Vérifier les profils des voyageurs pour vous assurer qu’ils sont tous à jour.
• Vérifier qui est autorisé à réserver un voyage au nom de votre entreprise.
• Réévaluer le processus d’autorisation des déplacements
• Déterminer les nouvelles procédures que vous souhaitez mettre en place pour protéger à la fois votre entreprise et vos voyageurs.
Informations des voyageurs
•Vérifier que vous avez les coordonnées d’un contact d’urgence dans le dossier de chaque voyageur.
• Passer en revue les préférences de vos voyageurs – préfèrent-ils un type de repas, un hôtel, un emplacement de siège particulier, etc.
• Vérifier les informations de passeport et de visa inscrites au dossier. Vous en manque-t-il? Certains arrivent-ils à expiration? Cette vérification peut vous faire gagner beaucoup de temps lors de la réservation, en particulier en ce qui touche aux passeports et à leur validité pour la durée requise afin d’entrer dans certains pays.
Actualisation de votre politique de voyage post-COVID
• Quelles approbations sont nécessaires pour qu’une personne puisse voyager.
• Comment réserver un voyage? Par exemple via une compagnie spécialisée en gestion de voyages corporatif et / ou via un outil de réservation en ligne.
• Insister sur l’utilisation des crédits en attente pour minimiser vos dépenses lors des premières étapes de la reprise des voyages.
• Passez en revue vos ententes avec vos fournisseurs pour vous assurer qu’ils sont conformes à votre politique de voyages.
• Avez-vous besoin de mettre en œuvre un processus de Devoir de Protection de l’Employeur ou de gestion des risques pour les voyages?
Prenez le virage technologique
• Vérifiez que vos voyageurs ont téléchargé les dernières applications de voyage et qu’elles fonctionnent.
• Ajoutez les applications de chaque compagnie aérienne, y compris des applications de fidélisation et de divertissement.
• Actualisez vos compétences avec l’outils de réservation en ligne
• Votre formation à l’outil de réservation en ligne est-elle à jour? Êtes-vous à jour avec la dernière version?
• Avez-vous besoin de former quelqu’un d’autre dans votre équipe?
Pour le voyageur – Avant le départ
• Vérifiez les restrictions aux frontières et les règles d’auto-isolement pour l’état et le pays où votre voyageur se rend.
• Vérifiez les règles de la compagnie aérienne – votre voyageur doit-il prendre en compte des exigences sanitaires particulières?
• Fournissez à votre voyageur une lettre indiquant qu’il voyage pour un « travail essentiel ». Assurez-vous que vos voyageurs ont au moins deux copies papier dans leur bagage à main ainsi qu’une version électronique à portée de main dans leurs courriels.
• Quelle procédure le voyageur doit-il suivre? Doit-il communiquer avec votre entreprise pendant le voyage et quels protocoles doivent être suivis lors du retour de voyage?
