Votre approche de la gestion des risques est-elle à l’épreuve du temps?

L’apparition soudaine de la pandémie mondiale, et les conséquences qui ont suivies, nous rappelle qu’il faut toujours être prêt à faire face à l’inattendu. 

Les entreprises du monde entier ont commencé à réévaluer leur approche de la gestion des risques concernant les voyages d’affaire afin de s’assurer qu’elle est conçue pour garantir la sécurité de leurs employés partout autour du globe et que les gestionnaires des programmes de voyages ont la certitude d’avoir mis en place les bons processus et outils. 

Matthew DeMaris, chef de produit en matière de sécurité et de risque chez notre partenaire FCM Travel Solutions, nous parle de certains développements clés dans le domaine de la gestion des risques liés aux voyages, ainsi que de certaines pratiques exemplaires que les entreprises peuvent mettre en œuvre pour s’assurer que leur approche de gestion des risques est conçue pour l’avenir. Voici donc les questions que nous avons posées à Matthew suivi de ses réponses. 

Q : L’idée de repartir en voyage peut sembler décourageante, tant pour les voyageurs que pour les gestionnaires des programmes de voyages qui n’ont pas beaucoup, voire pas du tout, voyagé au cours des 12 derniers mois. Qu’il s’agisse de la fermeture des frontières, des exigences en matière de tests ou des différentes réglementations en vigueur dans le monde, il y a tant de choses à assimiler. Que peuvent faire les agences de voyages corporatives pour simplifier ce processus et rendre les choses plus faciles pour les gestionnaires des programmes de voyages et les voyageurs ? 

R : Il s’agit de trouver l’équilibre entre les offres de services et la technologie pour aider les voyageurs et les gestionnaires à planifier, à rester informés et à répondre efficacement à tout, des restrictions aux frontières et aux déplacements aux exigences en matière de santé numérique et de tests. D’un point de vue technologique, cela peut prendre la forme d’une application de bureau pour la planification avant le voyage. Elle peut également prendre la forme de notifications automatisées afin de tenir les voyageurs informés des risques nouveaux et changeants ayant un impact sur leur voyage. 

Nous avons constaté un effort considérable de la part de l’ensemble du secteur pour créer de nouvelles et meilleures technologies afin de restaurer la confiance dans les voyages. Mais il y a aussi un aspect humain : votre agence de voyages corporative doit être votre partenaire de confiance, votre initié du secteur, si vous voulez. 

Les agences de voyages corporatives et leurs services de conseil devraient travailler avec les gestionnaires des programmes de voyages pour optimiser leur programme et garantir la santé, la sécurité et le bien-être des voyageurs au cœur de leur stratégie de gestion des risques. Ils devraient également offrir un accès permanent à des conseillers en voyages expérimentés afin que, si les circonstances d’une destination changent, les voyageurs puissent être les premiers à atténuer leurs risques et à rentrer chez eux immédiatement.

Q : Comment la relation d’une entreprise avec son agence de voyages corporative peut-elle influencer sa stratégie de gestion du risque de voyage ? 

R: Plus que tout, vous voulez une agence avec laquelle vous pouvez travailler conjointement. C’est-à-dire, une agence dont la flexibilité et l’expertise dans le domaine de la gestion du risque voyage peuvent vous aider à résoudre des problèmes concrets. Qu’il s’agisse du suivi des voyages, de l’analyse des risques, de la communication en cas de crise ou de l’élaboration d’une politique de voyage pour réduire les fuites, le fait d’utiliser les services d’une agence de voyages corporative qui possède ces connaissances et cette expertise peut vraiment vous aider lors des moments critiques. 

Plus important encore, vous voulez de la confiance. Une agence qui travaille avec des sociétés de gestion des risques, des sociétés d’assistance aux voyageurs, des compagnies d’assurance de toutes sortes et de toutes tailles, etc. aide les entreprises à trouver ce qui correspond aux besoins de leur programme. 

Q : Qu’en est-il des politiques de voyage d’entreprises? Étant donné que de nombreuses organisations ont mis en place une politique intérimaire en matière de voyages au cours de l’année écoulée, y a-t-il des changements que vous avez constatés et que vous recommandez de maintenir à long terme ? 

R : Oui, même si je tiens à préciser qu’il n’y a pas de solution unique. Nous avons vu des entreprises adopter un certain nombre de politiques différentes qui correspondent à leur culture d’entreprise et à leurs seuils de risque. La première concerne l’approbation des voyages avant le départ. Nous avons vu beaucoup d’entreprises mettre en place des politiques de type « feu rouge, feu jaune, feu vert » permettant à certains voyageurs de l’entreprise de voyager à leur guise (feu vert), à d’autres de demander une approbation ou d’envisager une réunion virtuelle (feu jaune) et à d’autres encore de reconsidérer tous les voyages (feu rouge).

Q : Parlons un peu des passeports numériquesdesanté. Qu’est-ce qu’ils sont et quels avantages apporteront-ils du point de vue de la gestion des risques ? 

R: Les passeports sanitaires numériques sont la réponse de l’industrie aux demandes publiques et privées pour que les voyageurs soient testés ou vaccinés avant leur arrivée à destination. Les « passeports santé », sans le numérique, existent depuis des années avant le COVID, depuis les formulaires MEDA jusqu’aux cartes de vaccination ICVP. Le concept est simple à un haut niveau mais peut être plus compliqué à mesure que l’on creuse. À un haut niveau, les passeports numériques pour la santé sont un moyen plus simple et sécuritaire de stocker vos informations de santé. 

Q : Enfin, la distribution de vaccins étant en constante augmentation, quelles sont les meilleures pratiques que vous recommandez à vos clients pour élaborer ou affiner leur approche de la gestion des risques avant que leurs voyageurs ne reprennent la route ?

 R : Il faut absolument profiter de cette période pour se préparer, réviser et communiquer. Si je peux vous laisser avec 3 points à retenir, je dirais :

1. Préparez-vous en mettant en place une politique de voyage claire et facilement accessible. Veillez à ce qu’elle soit communiquée efficacement à vos voyageurs afin qu’ils sachent ce qu’elle contient et où ils peuvent y accéder à tout moment.
2. Assurez-vous d’avoir une équipe de gestion des risques en place avec les principales parties prenantes de votre organisation, de sorte que si des changements sont apportés aux restrictions de voyage, aux exigences d’entrée/sortie ou à toute autre circonstance imprévue, vous pouvez consulter votre équipe et communiquer efficacement avec vos employés.
3. Parlez à vos employés – ayez une idée des difficultés qu’ils rencontrent et utilisez ce feedback pour réévaluer et renforcer votre stratégie de gestion des risques liés aux voyages.

Du point de vue des produits, c’est quelque chose que nous faisons constamment chez Laurier Du Vallon. Nous nous asseyons avec nos clients, nous comprenons leurs difficultés et nous élaborons des solutions pour résoudre leurs problèmes quotidiens. Cette même approche peut également être adoptée par les gestionnaires de voyages – le véritable objectif est de renforcer la résilience de l’organisation pour aider à atténuer les risques à long terme.